JDOC для BAS Малый бизнес
В небольшом бизнесе бухгалтер редко занимается только первичкой.
За день нужно провести банк, посмотреть расчеты с поставщиками, оформить документы, ответить на вопросы руководителя и параллельно разобрать все, что пришло на почту в PDF.
И каждый входящий документ приходится фактически перепечатывать в учетную программу.
Теперь JDOC работает и с BAS Малый бизнес.
Мы меняем только то, сколько приходится набирать руками до бухгалтерской проверки.
Где обычно теряется время
Сам по себе счет или накладная несложные.
Время уходит на мелкие повторяющиеся действия: открыть PDF, найти номер и дату, переключиться в BAS, вернуться к PDF, посмотреть первую строку, перенести количество и цену, снова переключиться — и так до конца документа.
Если документов несколько и в каждом по 15–30 позиций, на обычный перенос первички можно потратить заметную часть дня.
JDOC позволяет сначала получить данные из документа, а потом уже проверять их в обработке.
Не автоматическое проведение, а подготовленный документ для проверки
Для бухгалтера здесь важна именно эта разница.
Я бы не хотел, чтобы неизвестный документ автоматически попал в учет без проверки.
Поэтому нормальный сценарий другой: получили результат распознавания, посмотрели реквизиты и строки, сравнили с PDF и только после этого продолжили работу.
Если в исходном документе все читается хорошо, основная часть ручного набора уже не нужна.
Если скан плохой или форма документа необычная — уделяем ему больше внимания.
Что проверить
После распознавания я бы прошел документ примерно так же, как после ручного ввода:
- правильный ли контрагент;
- совпадают ли номер и дата;
- все ли строки попали в результат;
- количество;
- цена;
- сумма;
- НДС;
- общий итог.
Особенно стоит смотреть на таблицу. Ошибка в одном реквизите заметна сразу, а пропущенную строку среди нескольких десятков позиций при ручном вводе обнаружить сложнее.
Как подключить JDOC
Для BAS Малый бизнес используется основная JDOC.epf для 1С:Бухгалтерия 2.1, КУП и Малый бизнес.
Порядок подключения:
- Скачать JDOC.epf.
- Открыть обработку в BAS Малый бизнес.
- Зарегистрироваться в JDOC.
- Создать API-ключ в личном кабинете.
- Добавить ключ в обработку.
- Выбрать документ для первой проверки.
- Отправить его в JDOC и дождаться результата.
- Сверить данные с оригиналом.
Как я бы проверил работу в первый раз
Я бы не начинал с нового документа, который срочно нужно провести.
Проще взять уже знакомый счет или накладную. Еще лучше — документ, который ранее уже был внесен в BAS вручную.
Отправить его в JDOC и сравнить: что было введено бухгалтером вручную и что вернул JDOC из PDF.
Так сразу видно реальную разницу и понятно, насколько удобно будет использовать обработку каждый день.
Полезные ссылки
Вопросы и ответы
Нужен ли отдельный файл для BAS Малый бизнес?
Нет. Для 1С:Бухгалтерия 2.1, BAS КУП и BAS Малый бизнес используется одна JDOC.epf.
Проверку документа все равно оставляем?
Да. Распознавание снимает механическую часть работы, но бухгалтерский контроль никуда не исчезает.