Опис сервісу JDOC

Автоматичне розпізнавання первинних документів для бухгалтерії, 1С, BAS, ERP та CRM

Щодня бухгалтерії отримують десятки або сотні первинних документів: рахунки, акти, видаткові накладні, прибуткові накладні, товарні документи, PDF-файли, скани та зображення.

Для бухгалтерій, які обслуговують декілька ТОВ, ФОП або групу компаній, це швидко перетворюється на постійну ручну роботу: відкрити документ, знайти постачальника, перевірити ЄДРПОУ, дату, номер, суму, ПДВ, номенклатуру, кількість, ціну — і вручну перенести все це в 1С, BAS, ERP або іншу облікову систему.

JDOC створений саме для того, щоб зменшити цю ручну роботу.

Сервіс автоматично розпізнає первинні документи з PDF, PNG та JPG, витягує ключові реквізити й формує структурований результат у форматі JSON. Далі ці дані можна використовувати для завантаження в 1С, BAS, ERP, CRM або внутрішню систему компанії.

Проблема: бухгалтерія витрачає години на ручне введення документів

Типова ситуація в бухгалтерії виглядає так: компанія обслуговує декілька юридичних осіб, а документи від постачальників, клієнтів, перевізників та інших контрагентів надходять постійним потоком.

Бухгалтер відкриває кожен документ і вручну переносить дані:

• номер документа;
• дату документа;
• назву постачальника;
• код ЄДРПОУ або ІПН;
• реквізити покупця;
• договір;
• суму без ПДВ;
• ПДВ;
• загальну суму;
• табличну частину з товарами або послугами;
• кількість, ціну, одиниці виміру;
• інші реквізити, потрібні для обліку.

Коли таких документів мало — це ще можна робити вручну. Але коли йде щоденний потік документів по кількох компаніях, ручне введення забирає багато часу, підвищує ризик помилок і відволікає бухгалтера від більш важливих задач.

Рішення: JDOC перетворює документ у структуровані дані

JDOC допомагає автоматизувати перший і найрутинніший етап роботи з первинними документами — витяг даних з файлу.

Ви завантажуєте документ у сервіс, а JDOC розпізнає його та повертає структурований результат.

Система може визначити та витягнути:

• тип документа;
• номер і дату;
• постачальника;
• покупця;
• ЄДРПОУ, ІПН та інші реквізити;
• договір;
• банківські реквізити, якщо вони є в документі;
• суми без ПДВ;
• суму ПДВ;
• загальну суму;
• валюту;
• табличну частину;
• товари, послуги, кількість, ціну та одиниці виміру.

Результат формується у зручному форматі JSON, який можна передати в 1С, BAS, ERP, CRM або іншу облікову систему.

Як це допомагає бухгалтерії

JDOC не замінює бухгалтера. Сервіс допомагає прибрати частину ручної механічної роботи, яка займає багато часу.

Бухгалтеру більше не потрібно вручну передруковувати кожен реквізит з PDF або скану. Замість цього він може отримати готовий розпізнаний результат, перевірити його та передати дані в облікову систему.

Це особливо корисно для:

• бухгалтерій, які обслуговують декілька ТОВ або ФОП;
• аутсорсингових бухгалтерських компаній;
• компаній з великим потоком первинних документів;
• бізнесів, які отримують багато PDF-документів від постачальників;
• підприємств, які хочуть інтегрувати документообіг з 1С, BAS, ERP або CRM;
• IT-відділів, які автоматизують завантаження первинних документів в облікові системи.

Приклад роботи в реальному житті

Уявімо бухгалтерію, яка веде облік для кількох компаній. Протягом дня надходять десятки первинних документів від різних контрагентів: рахунки, акти, накладні, скани, PDF-файли або фото документів.

Раніше бухгалтеру потрібно було відкривати кожен документ і вручну переносити дані в 1С або BAS.

З JDOC процес може виглядати простіше:

1. Документ завантажується в JDOC.
2. Сервіс розпізнає реквізити та табличну частину.
3. Бухгалтер бачить структурований результат.
4. IT-спеціаліст або інтеграційний модуль передає JSON у 1С, BAS, ERP або CRM.
5. Бухгалтер перевіряє дані та працює вже не з порожнім документом, а з підготовленою інформацією.

У результаті менше ручного введення, менше механічних помилок і більше часу на контроль, перевірку та реальну бухгалтерську роботу.

Інтеграція з 1С, BAS, ERP та CRM

JDOC зручно використовувати не тільки через кабінет, а й через API.

Це означає, що IT-спеціаліст або 1С-програміст може підключити JDOC до вашої облікової системи. Після цього документи можна автоматично відправляти на розпізнавання, отримувати результат і завантажувати його у потрібну систему.

JDOC може бути корисним для інтеграції з:

• 1С;
• BAS Бухгалтерія;
• BAS ERP;
• BAS Комплексне управління підприємством;
• CRM-системами;
• ERP-системами;
• внутрішніми обліковими системами;
• власними кабінетами та порталами компанії.

Сервіс повертає структурований JSON, а ваша система вже вирішує, як саме використовувати ці дані: створювати чернетку документа, заповнювати форму, передавати на перевірку бухгалтеру або запускати внутрішній бізнес-процес.

Для кого підходить JDOC

JDOC підходить компаніям, які регулярно працюють з первинними документами та хочуть зменшити ручне введення даних.

Сервіс буде корисний для:

• бухгалтерів;
• головних бухгалтерів;
• керівників бухгалтерських компаній;
• фінансових директорів;
• 1С-програмістів;
• IT-відділів;
• інтеграторів BAS, ERP та CRM;
• сервісних компаній, які обслуговують багато клієнтів.

Особливо JDOC корисний там, де документи надходять постійним потоком, а ручне введення забирає значну частину робочого часу.

Чому це важливо для бізнесу

Ручне введення документів — це не тільки витрати часу. Це ще й ризик помилок.

Помилка в сумі, даті, номері документа, ЄДРПОУ або табличній частині може призвести до зайвих уточнень, переробок, неправильних документів в обліку або проблем під час звірки.

JDOC допомагає зробити процес більш контрольованим:

• документи обробляються швидше;
• результат має структурований вигляд;
• дані можна перевірити перед завантаженням;
• зменшується кількість ручного копіювання;
• зʼявляється можливість інтегрувати розпізнавання з обліковою системою;
• бухгалтерія може працювати з підготовленими даними, а не вводити все з нуля.

JDOC — це сервіс розпізнавання документів

JDOC не замінює облікову систему і не проводить документи автоматично без контролю користувача.

Основна задача сервісу — перетворити файл документа у структуровані дані.

Тобто якщо у вас є документи у PDF, PNG, JPG або сканах, JDOC допомагає витягнути з них реквізити та табличну частину для подальшої роботи в 1С, BAS, ERP, CRM або іншій системі.

Простими словами

Якщо зараз бухгалтер відкриває документ і вручну переносить дані в 1С або BAS, JDOC може забрати на себе значну частину цієї механічної роботи.

Ви завантажуєте документ — сервіс розпізнає його — система повертає структуровані дані — бухгалтер перевіряє результат — дані можна передати в облікову систему.

Це простий спосіб прискорити роботу бухгалтерії без складної перебудови всіх внутрішніх процесів.