JDOC для 1С: УТ 2.3, УТП 1.2 та УПП

1. Як користуватися інструкцією

Для першого запуску достатньо розділу «Швидкий старт». Інші розділи потрібні, коли треба зрозуміти пошук контрагента, підбір номенклатури, створення документів, роботу з чеками або причину помилки.

• Спочатку налаштуйте один тип документа.
• Перевірте його на одному реальному файлі.
• Лише після цього переходьте до наступного типу.
• Кожен автоматично створений документ відкрийте та перевірте перед проведенням.

2. Що вміє обробка

• завантажувати PDF, JPG і PNG з вибраної папки;
• надсилати один або декілька вибраних файлів у JDOC;
• показувати хід обробки та зрозумілі статуси;
• визначати тип документа, номер, дату, контрагента, ЄДРПОУ, суму та табличну частину;
• показувати повний результат і JSON для діагностики;
• знаходити організацію та контрагента за кодом і назвою;
• знаходити номенклатуру за артикулом, кодом, штрихкодом, точним або нечітким найменуванням;
• створювати відсутнього контрагента і номенклатуру, якщо відповідні прапорці ввімкнено;
• підбирати або створювати договір, одиницю вимірювання та технічний склад під час створення документа;
• створювати рахунки покупцю та від постачальника, надходження і реалізації;
• переносити товарні та фіскальні чеки в авансовий звіт;
• використовувати «Супер AI» для складних документів у всіх підтримуваних форматах;
• розділяти один PDF на окремі результати, якщо в ньому знайдено кілька документів;
• вести журнал операцій та помилок.

3. Підготовка до першого запуску

Що потрібно зробити перед запуском

1. Зареєструйтеся в JDOC, якщо ще не маєте облікового запису, і підтвердьте email.
2. Увійдіть у кабінет, відкрийте в лівому меню розділ «API ключі», створіть ключ і одразу скопіюйте його.
3. Завантажте обробку для УТ 2.3 / УТП 1.2 / УПП та відкрийте файл JDOC_4U.epf у 1С як зовнішню обробку.
4. Створіть папку з тестовими PDF, JPG або PNG.
5. Зробіть резервну копію інформаційної бази перед першим тестом створення документів.

Тестова папка

Створіть окрему папку та покладіть у неї кілька зрозумілих файлів: один рахунок, одну накладну, один акт і один чек. Так легше побачити, який файл зараз обробляється.

Безпека

Не публікуйте API-ключ і не передавайте його стороннім особам. На скриншотах ключ прихований.

4. Головне вікно

Вкладка «Документи»

Це основне робоче місце. Тут вибирається папка, відмічаються файли, запускається розпізнавання, відкривається оригінал, переглядається результат і створюються документи.

Вкладка «Результат»

Показує розпізнані реквізити, товари або послуги, підсумки, попередження і повний JSON. JSON бухгалтеру редагувати не потрібно — він потрібний переважно для діагностики.

Вкладка «Авансовий звіт»

Містить чеки, які підготовлено для перенесення в один авансовий звіт. Число в дужках біля назви вкладки показує кількість доданих документів.

Вкладка «Налаштування»

Містить API-ключ, технічні параметри та окремі шаблони створення для рахунку, накладної й акта.

Вкладка «Журнал»

Показує, що робила обробка, які операції завершилися успішно і де виникла помилка.

Кнопки над таблицею файлів

5. Початкові налаштування

5.1. Де взяти API-ключ і куди його вставити

1. Якщо ви ще не користувалися JDOC, відкрийте сторінку реєстрації, створіть обліковий запис і підтвердьте email кодом із листа.
2. Перейдіть у особистий кабінет JDOC та в лівому меню натисніть «API ключі».
3. Створіть новий ключ і одразу скопіюйте повне значення. Повний ключ повторно не показується.
4. В обробці відкрийте вкладку «Налаштування», вставте ключ у поле «API ключ» і натисніть «Перевірити ключ».

5.2. Тип документа

Де це знаходиться: у верхньому рядку вкладок натисніть «Налаштування». У нижній половині екрана знайдіть рамку «Универсальное создание документов». Перше поле зліва всередині цієї рамки називається «Тип документа». Натисніть маленьку стрілку в правому краї поля.

Оберіть тип документа, для якого налаштовуєте створення: рахунок, видаткову накладну або акт. При зміні типу обробка завантажує його окремий збережений шаблон.

5.3. Роль нашої організації

Для вхідного документа від постачальника виберіть «Наша організація — покупець / замовник». Для документа, який ваша компанія виставила клієнту, виберіть «Наша організація — постачальник / продавець».

5.4. Пошук і створення

Де це знаходиться: усі прапорці пошуку та створення розташовані у правій частині рамки «Универсальное создание документов», навпроти полів ролей і групи номенклатури.

• Шукати організацію за ЄДРПОУ — визначає вашу організацію за кодом у документі.
• Шукати контрагента за ЄДРПОУ — спочатку шукає надійний збіг за кодом.
• Використовувати нечіткий пошук номенклатури — дозволяє знайти позицію, якщо назва у постачальника трохи відрізняється від назви у вашій базі.
• Створювати контрагента — створює картку, якщо надійний збіг не знайдено.
• Створювати номенклатуру — створює позицію у вибраній групі, якщо її не знайдено.

5.5. Як зберегти налаштування

У верхньому лівому куті вкладки «Налаштування» є чотири кнопки-іконки. Натисніть другу кнопку зліва із зображенням дискети — це «Зберегти налаштування». Потім виберіть наступний тип документа, налаштуйте його та знову натисніть дискету.

5.6. Технічні параметри

Таймаут, пауза опитування, максимум спроб і розмір пакета вже мають робочі значення. Без причини їх змінювати не потрібно.

6. Щоденний сценарій розпізнавання

6.1. Виберіть папку

У верхньому рядку вкладок натисніть «Документи». Над таблицею є напис «Папка документів», довге поле з шляхом і кнопка «Вибрати папку» праворуч. Натисніть саме цю кнопку. Обробка оновить список і покаже підтримувані файли.

6.2. Відмітьте файли

У таблиці знайдіть файл за назвою. Поставте прапорець у вузькій колонці вибору ліворуч від колонки «Назва файлу». Позначайте тільки ті файли, які потрібно відправити зараз.

6.3. Запустіть розпізнавання

Команда «Розпізнати вибрані» знаходиться на сірій панелі одразу над таблицею. Натисніть її після встановлення прапорця. Під час роботи частина команд тимчасово недоступна.

Статуси

7. Перевірка результату

На вкладці «Документи» клацніть по рядку зі статусом «Розпізнано» або «Готовий до створення». На сірій панелі над таблицею натисніть команду «Показати результат». Після цього обробка відкриє вкладку «Результат».

Перевіряйте зверху вниз

1. тип документа;
2. номер і дату;
3. нашу організацію та контрагента;
4. ЄДРПОУ або ІПН;
5. суму без ПДВ, ПДВ і загальну суму;
6. кожну позицію, кількість, ціну та одиницю;
7. попередження та статус перевірки якості.

JSON

JSON потрібен переважно для діагностики. Бухгалтеру не потрібно його редагувати, але за ним можна перевірити, які саме дані повернув JDOC.

8. Ролі сторін: покупець чи постачальник

Обробка повинна знати, яка сторона документа є вашою компанією. Цей вибір робиться на вкладці «Налаштування» у полі «Універсальний режим сторін» всередині рамки «Универсальное создание документов». Без цього вона може переплутати контрагента або створити документ не того напрямку.

Вхідний документ

Якщо рахунок, накладну або акт надіслав постачальник, ваша організація є покупцем або замовником. Контрагентом буде постачальник.

Вихідний документ

Якщо документ виставила ваша компанія клієнту, ваша організація є постачальником або продавцем. Контрагентом буде покупець.

9. Пошук і створення контрагента

Обробка не підставляє перший схожий запис. Спочатку вона визначає, яка сторона документа є вашою організацією, а яка — контрагентом, а потім шукає картку від найнадійнішого способу до менш надійного.

9.1. Спочатку визначаються сторони

Якщо ваша організація є покупцем, контрагентом буде постачальник. Якщо ваша організація є продавцем, контрагентом буде покупець. Саме тому роль у налаштуваннях потрібно вибрати правильно.

9.2. Пошук за ЄДРПОУ або ІПН

Із відповідної сторони документа береться ЄДРПОУ, ІПН або інший код. Якщо за кодом знайдена одна картка, вона використовується навіть тоді, коли назва у файлі трохи відрізняється від назви в базі.

9.3. Пошук за точним найменуванням

Якщо код відсутній або нічого не знайдено, обробка перевіряє коротке та повне найменування. Для дуже довгих назв також використовується скорочений варіант.

9.4. Нечіткий пошук контрагента

Після точного пошуку обробка автоматично порівнює нормалізовані назви: не враховує регістр, лапки, крапки, тире, дужки та зайві пробіли. Окремого прапорця для нечіткого пошуку контрагентів немає.

Наприклад, назви «ТОВ “Альфа-Бета”» і «ТОВ АЛЬФА БЕТА» можуть бути визнані тією самою компанією. Але «ТОВ АЛЬФА СЕРВІС» і «ТОВ АЛЬФА ТРЕЙД» не повинні автоматично підміняти одна одну.

9.5. Захист від неоднозначності

Якщо два кандидати майже однаково підходять, обробка не робить ризикований вибір. Краще залишити контрагента незаповненим або створити нову картку після перевірки, ніж підставити іншу юридичну особу.

9.6. Створення нової картки

Якщо надійного збігу немає і прапорець «Створювати контрагента, якщо не знайдено» ввімкнено, створюється нова картка. До неї передаються доступні дані: коротке й повне найменування, ЄДРПОУ/ІПН та адреса.

10. Пошук і створення номенклатури

Для кожного рядка документа товар або послуга шукається окремо. Пошук іде від найточніших ознак до нечіткого найменування.

10.1. Порядок пошуку

1. Артикул. Перевіряється артикул номенклатури, артикул постачальника та сумісні реквізити.
2. Код або зовнішній код. Точний код важливіший за різницю в написанні назви.
3. Штрихкод. Якщо він є у результаті, шукається точний збіг.
4. Точне коротке найменування.
5. Точне повне найменування. Особливо важливо для довгих назв.
6. Нечітке найменування. Використовується лише тоді, коли відповідний прапорець увімкнено.
7. Створення нової позиції. Виконується, якщо нічого не знайдено і створення дозволено.

10.2. Як працює нечіткий пошук

Назва очищується від зайвих пробілів, лапок, ком, крапок, тире та інших символів. Потім обробка відбирає кандидатів за змістовними словами та порівнює повні назви.

Нечіткий пошук потрібний для невеликих відмінностей у написанні. Він не означає «взяти будь-який схожий товар».

10.3. Коли потрібно бути особливо уважним

Одна цифра або слово можуть означати інший товар. Обов’язково перевіряйте фасування, об’єм, модель, колір, розмір і артикул.

• папір А4 — 250 або 500 аркушів;
• пляшка — 0,5 л або 1 л;
• кабель — 2×1,5 або 3×1,5;
• однакова назва, але різний артикул чи модель.

10.4. Створення нової позиції

Якщо позицію не знайдено і прапорець створення ввімкнено, обробка може заповнити коротке й повне найменування, коментар «Створено автоматично JDOC», вибрану групу, артикул, код, штрихкод, базову одиницю та ознаку послуги.

10.5. Одиниця вимірювання

Спочатку використовується одиниця з результату JDOC. Якщо її немає — одиниця знайденої номенклатури. Якщо й вона не визначена, обробка може використати типове значення: «шт» для товару, «л» для літрів або «послуга» для послуг.

11. Договори, одиниці, склад та інші довідники

11.1. Договір контрагента

Після вибору контрагента обробка шукає договір поетапно: спочатку за контрагентом, нашою організацією та потрібним видом договору; потім поступово послаблює умови. Серед кількох варіантів перевага надається договорам із назвами «Основний», «Основной» або «Основний договір».

Якщо підходящого договору немає, може бути створений основний договір із покупцем або постачальником. Після створення перевірте валюту, вид договору, схему взаєморозрахунків, тип цін і податкові умови.

11.2. Одиниця вимірювання

Для рядка використовується одиниця з документа або одиниця знайденої номенклатури. За потреби можуть бути створені стандартні одиниці, наприклад «шт», «л» або «послуга».

11.3. Склад

Для звичайних рахунків, надходжень і реалізацій окремого поля складу на вкладці «Налаштування» немає. Під час створення обробка бере перший доступний активний склад із бази. Якщо складів немає, може бути створений технічний «Основний склад JDOC».

На вкладці «Авансовий звіт» склад вибирається користувачем окремо перед створенням звіту.

11.4. Організація

Якщо ввімкнено пошук за ЄДРПОУ, обробка намагається знайти нашу організацію за кодом відповідної сторони документа. Перед створенням обов’язково перевірте, що вибрана правильна юридична особа.

12. Створення документів у 1С/BAS

Створення запускається тільки після розпізнавання та перевірки. Поверніться на вкладку «Документи», поставте прапорець у колонці вибору біля потрібного рядка і на сірій панелі над таблицею натисніть «Створити документи». Далі обробка визначає сторони, знаходить довідники, заповнює шапку й рядки та записує документ.

12.1. Рахунок на оплату покупцю

Цей сценарій використовується, коли ваша організація продає, а контрагент купує. Обробка визначає організацію, знаходить або створює покупця і договір, підбирає склад, переносить дату та номер, заповнює товари або послуги, кількість, ціну, суму й ПДВ.

12.2. Рахунок від постачальника

Цей сценарій використовується для вхідного рахунку. Контрагент визначається як постачальник, підбирається його договір, переносяться вхідний номер і дата, склад, товари або послуги, суми та ПДВ.

12.3. Надходження товарів і послуг

Створюється для вхідної накладної або акта, коли ваша організація є покупцем. Для накладної рядки переносяться як товари, для акта — як послуги. Заповнюються організація, постачальник, договір, склад, номер і дата вхідного документа.

12.4. Реалізація товарів і послуг

Створюється, коли ваша організація є продавцем або постачальником. Для накладної рядки переносяться як товари, для акта — як послуги. Заповнюються покупець, договір, склад, номер, дата, ціни, суми та ПДВ.

12.5. Що можна створити з акта

Для акта у збереженому шаблоні можна вибрати рахунок, надходження або реалізацію. Рядки акта зазвичай вважаються послугами й переносяться у відповідну табличну частину.

12.6. Як заповнюється кожний рядок

12.7. Після створення

1. дочекайтеся статусу «Створено»;
2. натисніть «Відкрити документи»;
3. перевірте організацію, контрагента і договір;
4. перевірте склад, номенклатуру, одиниці, кількість, ціну, суму та ПДВ;
5. переконайтеся, що напрямок операції правильний;
6. проводьте документ лише після ручної перевірки.

13. Чеки та авансовий звіт

13.1. Спочатку увімкніть «Супер AI»

На вкладці «Документи» знайдіть рядок із фотографією чека. Поставте звичайний прапорець вибору ліворуч від назви файла, а потім поставте окремий прапорець у колонці з жовтою зіркою — вона знаходиться одразу праворуч від колонки «Назва файлу». Підтвердьте використання посиленого режиму і лише після цього запускайте розпізнавання.

13.2. Перенесення в авансовий звіт

Після розпізнавання поверніться на вкладку «Документи», поставте прапорець біля потрібного чека і на сірій панелі над таблицею натисніть команду «Перенести в авансовий звіт». Потім у верхньому рядку вкладок відкрийте «Авансовий звіт».

13.3. Вибір чека

У верхній таблиці виберіть чек. У нижній таблиці перевірте його склад.

13.4. Розділ авансового звіту

Для кожного рядка можна вибрати «Товари», «Інше», «Оплата постачальникам» або «Поворотна тара».

13.5. Створення

На вкладці «Авансовий звіт» поля «Організація», «Підзвітник» і «Склад» знаходяться у верхній частині форми над таблицею чеків. Заповніть усі три поля, перевірте рядки і натисніть кнопку «Створити авансовий звіт» у верхньому лівому куті вкладки.

14. Посилене розпізнавання «Супер AI»

Режим вмикається на вкладці «Документи». У таблиці колонка зі зіркою стоїть одразу праворуч від колонки «Назва файлу». Поставте прапорець у цій колонці саме в рядку потрібного файла.

Коли вмикати

«Супер AI» — режим покращеного розпізнавання складних документів у всіх підтримуваних форматах.

• кілька чеків на одному фото або скані;
• ТТН із дрібним шрифтом;
• нечітке фото;
• складний скан;
• PDF, сформований із зображень;
• текстовий PDF зі складною структурою.

Коли не потрібно

Не вмикайте режим без потреби для простих і добре читабельних документів: «Супер AI» призначений насамперед для складних випадків.

Умови

У режимі «Супер AI» списання утричі більше за звичайне. Для ввімкнення режиму потрібно щонайменше 11 документів на балансі.

15. Кілька документів в одному файлі

15.1. Полегшений мультидокументний режим

Якщо JDOC знаходить у звичайному PDF кілька документів, обробка показує повідомлення про полегшений мультидокументний режим і додає додаткові рядки в таблицю.

15.2. Окремі результати

Кожний знайдений документ отримує окремий рядок, власний номер, дату, контрагента і результат.

Що робити

Перевірте кожний рядок окремо. Для складних файлів із кількома документами, нечіткими межами або дрібним текстом використовуйте «Супер AI».

16. Передавання документів із Вчасно.ЕДО

За наявності встановленої інтеграції вибрані документи з Вчасно.ЕДО можна передати без ручного збереження кожного файла.

1. відкрийте зовнішні документи у Вчасно.ЕДО;
2. відмітьте потрібні документи;
3. натисніть «Передати на розпізнавання»;
4. файли будуть додані до таблиці JDOC;
5. запустіть розпізнавання та перевірте результат;
6. створіть потрібні документи у 1С/BAS.

17. Журнал, помилки та відновлення роботи

Що дивитися спочатку

Де відкрити журнал: у верхньому рядку вкладок натисніть крайню праву вкладку «Журнал».

1. статус рядка на вкладці «Документи»;
2. службове повідомлення внизу форми;
3. останній запис із рівнем ERROR у журналі;
4. чи заповнені обов’язкові поля перед створенням.

18. Чек-листи і часті запитання

Перед першим масовим запуском

• API-ключ перевірено;
• кожний тип документа налаштовано і збережено окремо;
• роль нашої організації правильна;
• вибрано групу номенклатури;
• перевірено створення контрагента і номенклатури;
• створено по одному тестовому документу кожного типу;
• зроблено резервну копію бази.

Після створення кожного документа

• організація;
• контрагент;
• договір;
• склад;
• номер і дата;
• номенклатура або послуги;
• одиниці та кількість;
• ціна, сума і ПДВ;
• напрямок операції;
• документ записаний і ще не проведений, якщо так передбачено налаштуванням.

Часті запитання