JDOC у BAS Бухгалтерія 2.1

1. Як користуватися цією інструкцією

Інструкцією можна користуватися двома способами:

• Потрібно почати прямо зараз: прочитайте «Швидкий старт», налаштуйте один тестовий сценарій і спробуйте один документ.

• Потрібно зрозуміти всю логіку: читайте послідовно, особливо розділи про ролі сторін, контрагентів, номенклатуру та створення документів.

Умовні позначення

2. Що вміє обробка

Обробка JDOC допомагає перетворити PDF, скан або фотографію документа на готові для перевірки дані та стандартні документи BAS. Вона не просто витягує текст. Вона намагається зрозуміти, що це за документ, хто його сторони, які в ньому суми і з яких рядків він складається.

Основні можливості

• ✓ завантаження PDF, PNG, JPG і JPEG із вибраної папки;

• ✓ пакетне розпізнавання кількох вибраних файлів;

• ✓ визначення типу документа, номера, дати, сторін, ЄДРПОУ, ІПН, IBAN, сум і ПДВ;

• ✓ отримання табличної частини: назва, кількість, одиниця, ціна, сума, ставка ПДВ;

• ✓ пошук організації і контрагента за кодом та найменуванням;

• ✓ безпечний нечіткий пошук контрагентів і номенклатури;

• ✓ створення відсутніх контрагентів, договорів, номенклатури, одиниць і складу за дозволом користувача;

• ✓ створення рахунків покупцю або рахунків постачальника;

• ✓ створення надходжень і реалізацій за накладними та актами;

• ✓ створення надходжень і списань за банківською випискою;

• ✓ робота з чеками та авансовим звітом;

• ✓ посилене розпізнавання складних фото і сканів;

• ✓ автоматичне виявлення кількох документів в одному файлі;

• ✓ журнал подій, статусів і помилок;

• ✓ приймання файлів із налаштованої інтеграції Вчасно.ЕДО.

3. Підготовка до першого запуску

Що потрібно мати

• обліковий запис компанії в JDOC;

• API-ключ із кабінету JDOC;

• зовнішню обробку, відкриту в BAS Бухгалтерія 2.1;

• права на відкриття зовнішніх обробок і створення потрібних документів;

• окрему папку з тестовими файлами;

• токен ДПС можна зберегти на майбутнє: зараз ДПС тимчасово не повертає дані фіскальних чеків через обмеження воєнного стану.

Підготуйте безпечну тестову папку

Для першого запуску не беріть одразу сотню документів. Створіть папку, наприклад JDOC_Тест, і покладіть туди 2-3 зрозумілі файли: один рахунок, один акт і один чек.

Безпека ключів

API-ключ і токен ДПС - це секретні дані. Не публікуйте їх на скриншотах, не вставляйте у листування і не передавайте стороннім особам. На зображеннях у цій інструкції ключі приховані.

4. Головне вікно

Вкладка «Документи»

Це основне робоче місце. Тут ви вибираєте папку, відмічаєте файли, запускаєте розпізнавання, переглядаєте результат і створюєте документи BAS.

Вкладка «Авансовий звіт»

Сюди переносяться чеки та інші витратні документи. У дужках біля назви вкладки показується кількість доданих документів.

Вкладка «Результат»

Вона з’являється, коли ви вибираєте розпізнаний файл і натискаєте «Показати результат». Тут видно структуровані поля, а не суцільний технічний JSON.

Вкладка «Налаштування»

Тут задаються API-ключ, токен ДПС, тип документа, роль нашої організації та правила автоматичного створення.

Вкладка «Журнал»

Журнал показує, що робила обробка: завантажила налаштування, знайшла файли, отримала баланс, відправила операцію або зустріла помилку.

Кнопки над таблицею

5. Початкові налаштування

5.1. API-ключ

5.2. Токен ДПС

Токен ДПС використовується лише для кнопок «Отримати дані з ДПС» і «Порівняти з ДПС». Для рахунків, актів, накладних і банківських виписок він не потрібний.

5.3. Тип документа і окремі шаблони

Обробка зберігає окремий набір налаштувань для кожного сценарію. Ви можете один раз налаштувати рахунок, окремо накладну, акт, банківську виписку та авансовий звіт. Після перемикання типу обробка підставляє його збережений шаблон.

5.4. Роль нашої організації

Це найважливіше налаштування. Воно відповідає на просте питання: ми в цьому документі продаємо чи купуємо?

5.5. Рекомендоване безпечне налаштування

• увімкнути пошук організації за ЄДРПОУ;

• увімкнути пошук контрагента за ЄДРПОУ;

• на першому тесті дозволити нечіткий пошук номенклатури, але уважно перевірити результат;

• створення нових контрагентів і номенклатури вмикати лише тоді, коли ви готові перевіряти нові картки;

• вибрати окрему групу номенклатури для автоматично створених позицій;

• залишити авансовий звіт непроведеним до ручної перевірки.

5.6. Технічні параметри

Тайм-аут, паузу опитування, кількість спроб і розмір пакета краще не змінювати без причини. Обробка сама отримує актуальні обмеження сервісу. Якщо у вас повільний зв’язок або великі файли, спочатку перевірте журнал і лише потім змінюйте технічні значення.

6. Щоденний сценарій розпізнавання

6.1. Виберіть папку

Натисніть «Вибрати папку» і вкажіть каталог із документами. У таблицю потраплять підтримувані PDF, PNG, JPG і JPEG. Інші файли обробка пропустить.

6.2. Відмітьте файли

Прапорець у колонці «Вибрано» означає, що файл буде відправлений після натискання «Розпізнати вибрані». Можна обрати один файл або відразу кілька.

6.3. Запустіть розпізнавання

Поки триває обробка, частина кнопок недоступна. Це нормально: система не дає створити документ до отримання повного результату.

Що означають статуси

7. Як правильно перевірити результат

Перед створенням документа виділіть рядок і натисніть «Показати результат». Потім відкрийте оригінальний PDF або зображення і звірте його з результатом.

Перевіряйте зверху вниз

• ✓ тип документа;

• ✓ номер і дату;

• ✓ хто постачальник, а хто покупець;

• ✓ ЄДРПОУ та ІПН;

• ✓ банківські рахунки;

• ✓ валюту;

• ✓ суму без ПДВ, суму ПДВ і загальну суму;

• ✓ режим ПДВ: без ПДВ, 0%, 7% або 20%;

• ✓ кожен рядок: назва, кількість, одиниця, ціна, сума;

• ✓ попередження і статус перевірки якості.

Що означає JSON

JSON - це технічна форма результату. Звичайному користувачу не потрібно його редагувати. Він корисний для діагностики: можна побачити, які саме поля повернув JDOC і чому певний реквізит не потрапив у документ.

8. Ролі сторін: покупець чи постачальник

Кожний рахунок, акт або накладна має щонайменше дві сторони. Обробка повинна зрозуміти, яка сторона є нашою організацією, а яка - контрагентом. Для цього використовується налаштування ролей.

Приклад 1. Отримали рахунок від постачальника

Приклад 2. Виставили рахунок клієнту

9. Як знаходиться або створюється контрагент

Обробка не хапає перший схожий запис. Вона проходить кілька рівнів пошуку - від найбільш надійного до менш надійного.

9.1. Крок 1 - пошук за кодом

Із документа береться ЄДРПОУ, ІПН або інший ідентифікаційний код. Обробка перевіряє кілька можливих реквізитів довідника контрагентів, тому працює навіть тоді, коли у конфігурації поле називається трохи інакше.

• Якщо за кодом знайдений один контрагент, він використовується. Унікальний код важливіший за невелику різницю в написанні назви.

• Якщо той самий код випадково записаний у кількох картках, обробка додатково порівнює назви.

9.2. Крок 2 - точне найменування

Якщо код не допоміг, обробка шукає точний збіг у короткому та повному найменуванні. Для дуже довгих назв також перевіряється скорочений варіант до 150 символів.

9.3. Крок 3 - нечіткий пошук

Нечіткий пошук потрібний, коли документ і довідник містять ту саму компанію, але написання трохи відрізняється. Наприклад, у файлі є лапки, тире, інший регістр або скорочена організаційна форма.

9.4. Суворі пороги безпеки

Контрагент приймається автоматично лише за дуже високої схожості - не менше 95%. Якщо два кандидати мають майже однаковий результат і різниця між ними менша ніж один відсотковий пункт, система не вибирає нікого.

9.5. Створення нового контрагента

Якщо нічого не знайдено і увімкнено «Універсально створювати контрагента», обробка створює нову картку. В неї передаються доступні дані: коротке і повне найменування, код та адреса.

9.6. Практичні приклади

10. Як знаходиться або створюється номенклатура

Для кожного рядка документа обробка окремо шукає товар або послугу. Пошук іде від найточніших ознак до нечіткого найменування.

10.1. Пошук за артикулом

Якщо JDOC повернув артикул, обробка перевіряє артикул номенклатури, артикул постачальника та сумісні поля. Це найкращий варіант, тому що назва може змінюватися, а артикул часто залишається стабільним.

10.2. Пошук за кодом

Далі перевіряються внутрішній код, код номенклатури та зовнішній код. Якщо код збігається, назва вже не має вирішального значення.

10.3. Пошук за штрихкодом

Якщо у структурованому результаті є штрихкод, обробка намагається знайти точний збіг у відповідних реквізитах.

10.4. Точна назва

Спочатку перевіряється коротке найменування. Якщо назва довша за 150 символів, додатково використовується повне найменування.

10.5. Нечіткий пошук номенклатури

Нечіткий пошук працює лише тоді, коли увімкнено «Універсально шукати номенклатуру нечітко». Він призначений для невеликих відмінностей у написанні, а не для вибору просто схожого товару.

10.6. Коли нечіткий пошук може бути небезпечним

Особливо уважно перевіряйте позиції, де одна цифра або слово змінює сам товар:

• упаковка 250 аркушів і 500 аркушів;

• пляшка 0,5 л і 1 л;

• кабель 2×1,5 і 3×1,5;

• модель з різним індексом;

• однакова назва, але різний артикул або колір.

10.7. Створення нової номенклатури

Якщо позицію не знайдено і створення дозволене, обробка створює товар або послугу. Заповнюються доступні дані:

• коротке і повне найменування;

• коментар «Створено автоматично JDOC»;

• група номенклатури, вибрана в налаштуваннях;

• артикул та артикул постачальника;

• код або зовнішній код;

• штрихкод;

• базова одиниця вимірювання;

• ознака послуги для рядків актів і послуг.

10.8. Одиниця вимірювання

Спочатку обробка намагається використати одиницю з результату JDOC. Якщо її немає, перевіряє одиницю у знайденій номенклатурі. Якщо й там нічого немає, використовує типове значення: штука для товару або послуга для послуги.

11. Договори, одиниці, склад та інші довідники

11.1. Договір контрагента

Після вибору контрагента обробка шукає відповідний договір. Вона робить це поетапно:

Серед кількох договорів перевага надається назвам на кшталт «Основной», «Основний», «Основной договор» або «Основний договір».

Якщо договору немає

Створюється «Основной договор» із видом договору з покупцем або з постачальником. За можливості заповнюються організація, гривня, тип цін і ведення взаєморозрахунків за договором у цілому.

11.2. Організація

Якщо увімкнено пошук за ЄДРПОУ, обробка намагається знайти нашу організацію за кодом відповідної сторони документа. Якщо не знаходить, бере першу активну організацію у довіднику. Якщо довідник зовсім порожній, може бути створена технічна «Організація JDOC».

11.3. Склад

Обробка бере перший активний склад. Якщо складів немає, може створити «Основний склад JDOC». Такий склад потрібно перевірити і за потреби замінити у створеному документі.

11.4. Банківські рахунки

Для звичайних рахунків обробка намагається підставити банківський рахунок організації. Для банківської виписки рахунок організації шукається строго за IBAN. Якщо його немає, операцію виписки створити не можна. Рахунок контрагента за IBAN за потреби може бути створений.

12. Створення документів у BAS

Після натискання «Створити документи» обробка проходить цілий ланцюжок: визначає тип, сторони, довідники, заповнює шапку і рядки, а потім записує документ.

12.1. Який документ буде створено

12.2. Рахунок на оплату покупцю

Цей сценарій використовується, коли наша організація є продавцем, а контрагент - покупцем. Обробка:

• визначає нашу організацію;

• знаходить або створює покупця;

• знаходить або створює договір з покупцем;

• підбирає склад, гривню, тип цін і банківський рахунок організації;

• переносить дату документа;

• додає вихідний номер JDOC у коментар;

• заповнює товари або послуги;

• записує рахунок без автоматичного проведення.

12.3. Рахунок постачальника

Цей сценарій використовується, коли наша організація купує. У документ передаються:

• наша організація;

• постачальник;

• договір постачальника;

• вхідний номер і дата;

• вид операції;

• валюта, склад і тип цін;

• товари або послуги;

• суми та ПДВ.

Вхідний номер із файла записується у сумісні реквізити на кшталт «Номер вхідного документа» або «Номер документа постачальника».

12.4. Надходження товарів і послуг

Для вхідної видаткової накладної створюється надходження. Наша організація виступає покупцем, контрагент - постачальником. Рядки накладної йдуть у товари. Якщо джерелом є акт, рядки йдуть у послуги.

• визначається вид операції покупки;

• заповнюються організація, постачальник і договір;

• підставляється склад;

• встановлюється гривня та курс 1;

• переносяться номер і дата вхідного документа;

• вмикається відображення в доступних видах обліку;

• документ записується без проведення.

12.5. Реалізація товарів і послуг

Для вихідної накладної створюється реалізація. Наша організація є постачальником, контрагент - покупцем. Для акта рядки трактуються як послуги.

• підбирається договір покупця;

• встановлюється вид операції продажу;

• заповнюються склад, валюта, тип цін;

• переносяться товари або послуги;

• суми і ПДВ заповнюються за результатом JDOC;

• документ записується без проведення.

12.6. Що можна створити з акта

Для акта немає єдиного універсального документа. У налаштуваннях ви самі обираєте один із варіантів:

• рахунок покупцю;

• рахунок постачальника;

• надходження товарів і послуг;

• реалізація товарів і послуг;

• рахунок за роллю організації.

12.7. Як заповнюється кожен рядок

12.8. Після створення

13. Банківські виписки

Банківська виписка відрізняється від звичайного первинного документа: один файл може містити багато операцій, і за кожною операцією створюється окремий документ руху грошових коштів.

Підтримувані банки

• ✓ УКРГАЗБАНК

• ✓ ПРИВАТБАНК

• ✓ ПУМБ

• ✓ ОТП

• ✓ ТАС БАНК

• ✓ АКОРДБАНК

Що відбувається з операціями

Що обробка підбирає

• організацію за реквізитами виписки;

• банківський рахунок організації строго за IBAN;

• контрагента операції;

• банківський рахунок контрагента за IBAN;

• договір покупця для надходження або договір постачальника для списання;

• гривню;

• статтю руху грошових коштів із налаштувань;

• номер, дату і призначення платежу.

Захист від дублювання

Перед створенням кожної банківської операції обробка шукає документ із тією самою комбінацією:

• рахунок організації;

• сума;

• дата виписки;

• номер банківського документа;

• призначення платежу.

Якщо такий документ уже є, операція не створюється повторно і потрапляє до лічильника пропущених дублів.

14. Чеки та авансовий звіт

14.1. Увімкніть «Супер AI»

Перед розпізнаванням чеків увімкніть для файла режим «Супер AI». Це особливо важливо, якщо на одному фото кілька чеків, текст дрібний або зображення складне. На вкладці «Документи» виберіть файл, натисніть зірку в колонці «Супер AI» і підтвердьте використання режиму. Лише після цього запускайте розпізнавання.

Після розпізнавання чек переноситься на вкладку «Авансовий звіт». Там можна вибрати потрібні документи, переглянути їхні рядки та визначити, у який розділ авансового звіту потрапить кожна витрата.

14.2. Перенесення чеків

14.3. Вибір документів і рядків

Прапорець у верхній таблиці визначає, чи потрапить документ до авансового звіту. Нижня таблиця показує рядки активного документа.

14.4. Розділ авансового звіту

14.5. Що потрібно заповнити перед створенням

• ✓ організацію;

• ✓ підзвітну особу;

• ✓ склад;

• ✓ прапорці потрібних документів;

• ✓ правильний розділ для кожного рядка;

• ✓ номенклатуру, кількість, одиницю, ціну, суму і ПДВ.

14.6. Створений авансовий звіт

У шапці заповнюються дата, організація, підзвітна особа, склад, призначення авансу і коментар. Рядки переносяться до відповідних табличних частин документа.

15. Посилене розпізнавання «Супер AI»

На формі режим позначений зіркою і називається «Супер AI». У цій інструкції ми також називаємо його посиленим розпізнаванням. Він вмикається окремо для конкретного файла.

Коли варто вмикати

• кілька чеків на одному зображенні;

• ТТН або інший документ із дрібним шрифтом;

• погано сфотографований документ;

• скан із шумом, нахилом або нерівним освітленням;

• PDF, сформований зі сторінок-зображень;

• складна таблична частина.

Коли не потрібно

Не вмикайте режим для якісного текстового PDF. Для текстових PDF він не застосовується. Також не використовуйте його просто «про всяк випадок»: це дорожчий режим.

Умови використання

• на балансі має бути доступно щонайменше 11 документів;

• за кожний фактично розпізнаний документ списується 3 документи;

• режим вмикається прапорцем-зіркою для конкретного файла;

• після вмикання обробка показує підтвердження з умовами.

Як підвищити якість складного чека

• не накладайте чеки один на одного;

• залишайте помітні проміжки між документами;

• не додавайте на сторінку сторонні документи;

• фотографуйте без тіней і відблисків;

• не обрізайте краї чека;

• перевіряйте всі рядки, навіть якщо загальна сума збіглася.

16. Кілька документів в одному файлі

JDOC може виявити, що один PDF або одне зображення містить кілька окремих документів. У такому разі кожен документ повертається як окремий результат.

16.1. Полегшений мультидокументний режим

Полегшений режим запускається автоматично. Це не помилка. Обробка показує попередження і рекомендує посилене розпізнавання для складних файлів із кількома документами.

16.2. Як виглядає результат

У прикладі початковий файл SKM_C22726032011380.pdf.pdf дав ще один рядок документ 2.pdf. Обидва результати мають власний номер і статус «Готовий до створення».

Що робити користувачу

17. Передавання документів із Вчасно.ЕДО

Якщо у вашій конфігурації налаштована інтеграція, вибрані документи з Вчасно.ЕДО можуть передаватися прямо в JDOC. Обробка отримує шляхи до файлів, додає підтримувані PDF, PNG або JPG у таблицю та відмічає їх для роботи.

Типовий сценарій

18. Журнал, помилки та відновлення роботи

Що дивитися спочатку

Типові проблеми і рішення

19. Підсумкові чек-листи і часті запитання

Чек-лист перед першим масовим запуском

• ✓ API-ключ перевірений;

• ✓ баланс відображається;

• ✓ вибрано правильний тип документа;

• ✓ правильно задана роль нашої організації;

• ✓ ЄДРПОУ нашої організації заповнений у BAS;

• ✓ перевірено пошук контрагента на одному тестовому файлі;

• ✓ перевірено нечіткий пошук номенклатури;

• ✓ вибрана окрема група для нової номенклатури;

• ✓ перевірено договір, склад, валюту і ПДВ у тестовому документі;

• ✓ створений тестовий документ відкритий і звірений з оригіналом.

Чек-лист кожного створеного документа

• ✓ організація;

• ✓ контрагент;

• ✓ договір;

• ✓ вид операції;

• ✓ склад;

• ✓ номер і дата вхідного документа;

• ✓ номенклатура;

• ✓ артикул і фасування;

• ✓ одиниця вимірювання;

• ✓ кількість;

• ✓ ціна;

• ✓ сума;

• ✓ ставка і сума ПДВ;

• ✓ банківський рахунок;

• ✓ документ не проведений до завершення перевірки.

Часті запитання

Головне, що потрібно запам’ятати