Політика конфіденційності та обробки даних

Правила обробки даних, документів, результатів конвертації та технічних постачальників

1. Загальні положення

Ця Політика конфіденційності та обробки даних пояснює, які дані обробляються під час використання онлайн-сервісу JDOC, з якою метою, кому можуть передаватися, як довго зберігаються та які права має користувач.

Сервіс JDOC — програмний онлайн-сервіс для автоматичного розпізнавання первинних документів України, витягування реквізитів і перетворення даних у структурований формат JSON для використання в облікових, ERP, CRM та інших інформаційних системах.

У цій Політиці терміни “Сервіс JDOC”, “Оператор Сервісу”, “Виконавець”, “ми”, “нас”, “наш” означають відповідного суб’єкта господарювання, який забезпечує роботу Сервісу JDOC, адмініструє його функціонал, приймає оплату за послуги та/або здійснює обробку даних у межах надання Сервісу.

Реквізити відповідного Виконавця можуть зазначатися у рахунку, платіжній формі, особистому кабінеті, акті, інвойсі або іншому документі, сформованому під час оплати чи користування Сервісом JDOC.

2. Ролі в обробці даних

Щодо даних облікового запису, тарифів, оплат, технічної безпеки, звернень у підтримку та адміністрування Сервісу Оператор Сервісу може діяти як володілець персональних даних.

Щодо Документів, які Користувач завантажує для розпізнавання, Оператор Сервісу здійснює їх технічну обробку виключно для цілей надання функцій Сервісу JDOC.

Користувач самостійно визначає зміст Документів, які передає до Сервісу, та відповідає за законність їх отримання, використання і передачі, наявність необхідних прав, повноважень, дозволів та згод, у тому числі щодо персональних даних третіх осіб, а також за наявність законних підстав для передачі такої інформації залученим технологічним постачальникам.

3. Які дані ми можемо обробляти

Під час користування Сервісом JDOC можуть оброблятися такі категорії даних:

• дані облікового запису: ім’я, прізвище, email, телефон, назва компанії або ФОП, посада, мова інтерфейсу, налаштування кабінету;
• дані авторизації та безпеки: логіни, хеші паролів, токени, API-ключі, IP-адреси, user-agent, журнали входів, технічні ідентифікатори;
• платіжні та тарифні дані: обраний тариф, рахунки, статуси оплат, суми, валюта, історія використання, дані для виставлення документів;
• Документи, які користувач завантажує для обробки: PDF, PNG, JPG, зображення, скани або інші файли, а також їх вміст, якщо це необхідно для розпізнавання;
• проміжні технічні дані обробки: тимчасові фрагменти, OCR-результати, технічні метадані, службові статуси, черги обробки;
• Результати конвертації: JSON, витягнуті реквізити, тип документа, поля документа, значення, статуси, попередження, помилки, технічні ідентифікатори;
• дані інтеграцій: webhook-адреси, статуси доставки, журнали API-запитів, відповіді зовнішніх систем без надмірного зберігання вмісту документів;
• дані звернень у підтримку: повідомлення, файли, технічні описи проблем, історія комунікації;
• дані партнерської програми: реквізити партнера, історія залучень, бонуси, документи для компенсації, рахунки, акти, інвойси.

4. Цілі обробки даних

Дані обробляються для таких цілей:

• надання доступу до Сервісу JDOC;
• автоматичне розпізнавання Документів і формування Результатів конвертації;
• передача Результатів конвертації користувачу, через API, webhook або інтеграції;
• створення, адміністрування та захист облікового запису;
• тарифікація, білінг, облік використання, виставлення рахунків та інших документів;
• технічна підтримка, діагностика помилок і покращення стабільності Сервісу;
• захист від шахрайства, спаму, несанкціонованого доступу та технічних атак;
• адміністрування партнерської програми;
• виконання вимог законодавства, обліку та безпеки.

5. Обробка Документів та строк зберігання

Сервіс JDOC не є архівом документів і не призначений для довгострокового зберігання первинних документів користувача.

Оригінали завантажених Документів, дані Документів у складі оригінальних файлів, проміжні копії, OCR-фрагменти та тимчасові дані обробки використовуються лише для виконання конвертації, зберігаються не довше 24 годин з моменту їх створення та можуть бути видалені раніше після завершення обробки.

Результати конвертації Документів зберігаються не довше 24 годин з моменту їх формування та можуть бути видалені раніше після завершення обробки або передачі Користувачу.

Користувач може самостійно зберегти Результати конвертації у своїй інформаційній системі або видалити їх раніше, якщо відповідний функціонал доступний у Сервісі.

Сервіс JDOC не гарантує можливість відновлення Документів або Результатів конвертації після їх видалення.

6. Передача даних третім технологічним системам, AI/OCR-постачальникам

Для надання функцій розпізнавання та конвертації Сервіс JDOC може використовувати сторонні технологічні системи, включаючи AI/OCR-системи, хмарну інфраструктуру, сервіси зберігання, обробки файлів, безпеки, моніторингу, логування, доставки повідомлень та інші технічні сервіси.

Завантажуючи Документ у Сервіс JDOC, користувач погоджується, що Документ, його вміст, фрагменти, технічні метадані, проміжні дані та/або Результати конвертації можуть передаватися таким третім технологічним системам, у тому числі AI/OCR-системам, виключно з метою обробки Документів і надання Сервісу.

Таке передання може передбачати обробку даних за межами інфраструктури Оператора Сервісу та/або за межами України, якщо це необхідно для роботи відповідних технологічних постачальників.

Оператор Сервісу обирає технологічних постачальників з урахуванням технічних, безпекових та комерційних вимог Сервісу. Перелік конкретних постачальників може змінюватися та не обов’язково відображається в інтерфейсі користувача, якщо така інформація належить до внутрішньої технічної або комерційної інформації Сервісу.

7. Підтвердження користувача щодо змісту Документів

Передаючи Документи до Сервісу, Користувач підтверджує та гарантує, що має всі необхідні законні підстави, права, повноваження, дозволи та згоди для передачі, обробки та, за необхідності для роботи Сервісу, передачі інформації стороннім технологічним постачальникам.

Користувач самостійно визначає зміст Документів, які передає до Сервісу, та несе відповідальність за законність отримання, використання і передачі інформації, що міститься в таких Документах, у тому числі персональних даних третіх осіб.

Завантажуючи Документ, Користувач підтверджує, що така передача не порушує законодавство, права третіх осіб, договірні зобов’язання Користувача або встановлені для нього обмеження щодо поширення чи передачі інформації.

У разі пред’явлення до Оператора Сервісу претензій або вимог, що виникли внаслідок відсутності у Користувача належних прав чи правових підстав для передачі відповідної інформації, відповідальність за таке порушення несе Користувач у межах, дозволених законодавством України.

8. Строки зберігання різних категорій даних

Сервіс застосовує такі базові строки зберігання, якщо інше не передбачено законом або безпековою необхідністю:

• оригінали Документів і тимчасові дані обробки — не довше 24 годин з моменту їх створення та можуть бути видалені раніше після завершення обробки;
• Результати конвертації Документів — не довше 24 годин з моменту їх формування та можуть бути видалені раніше;
• технічні логи без вмісту Документів — до 180 календарних днів для безпеки, діагностики та захисту від зловживань;
• дані облікового запису — протягом строку існування облікового запису та розумного строку після його закриття, якщо це потрібно для обліку, безпеки або виконання вимог законодавства;
• платіжні, договірні, бухгалтерські та партнерські документи — протягом строків, необхідних для обліку, підтвердження операцій, виконання договорів і вимог законодавства.

9. Безпека даних

Оператор Сервісу впроваджує технічні та організаційні заходи безпеки, спрямовані на захист даних від несанкціонованого доступу, втрати, зміни, розкриття або знищення.

До таких заходів можуть належати контроль доступу, шифрування каналів передання, ізоляція середовищ, журналювання дій, резервне копіювання системних даних, обмеження доступу співробітників або підрядників, моніторинг технічних подій і реагування на інциденти.

Жоден спосіб передання або зберігання даних не є абсолютно безпечним. Користувач розуміє технічні ризики використання онлайн-сервісів та зобов’язується не передавати до Сервісу інформацію, яку він не має законних підстав або повноважень передавати Сервісу чи залученим технологічним постачальникам.

10. Доступ співробітників та підрядників

Доступ до даних можуть мати лише ті співробітники, підрядники або технологічні постачальники, яким такий доступ потрібен для роботи Сервісу, технічної підтримки, безпеки, білінгу або виконання законних обов’язків.

Оператор Сервісу може застосовувати обмеження доступу, ролі, журнали дій та інші технічні заходи для контролю доступу до даних.

11. Передання даних третім особам

Дані можуть передаватися третім особам у таких випадках:

• технологічним постачальникам, необхідним для роботи Сервісу;
• платіжним, банківським, бухгалтерським або документальним сервісам для оплати, обліку та оформлення документів;
• постачальникам хостингу, хмарної інфраструктури, безпеки, логування, моніторингу та комунікацій;
• обліковим, ERP, CRM або іншим системам користувача за налаштуваннями самого користувача;
• державним органам, суду або іншим особам, якщо таке передання прямо вимагається законом або законним запитом;
• правонаступникам або залученим особам у разі реорганізації, передачі бізнесу або зміни оператора Сервісу, за умови дотримання вимог щодо захисту даних.

12. Права користувача

Користувач може звернутися до Сервісу JDOC для реалізації прав щодо своїх персональних даних, зокрема для отримання інформації про обробку, уточнення, оновлення, видалення, обмеження обробки або відкликання згоди, якщо така згода була підставою обробки.

Окремі дані можуть зберігатися навіть після запиту на видалення, якщо це необхідно для виконання договору, обліку платежів, безпеки, захисту прав, вирішення спорів або виконання вимог законодавства.

Запити щодо персональних даних надсилаються через контактні дані, зазначені на сайті JDOC або в цій Політиці. Для захисту даних Оператор Сервісу може вимагати підтвердження особи або повноважень заявника.

13. Cookies та аналітика

Сайт і кабінет JDOC можуть використовувати cookies, локальне сховище браузера, технічні ідентифікатори та подібні технології для авторизації, безпеки, збереження налаштувань, аналітики, покращення роботи Сервісу та запобігання зловживанням.

Користувач може обмежити використання cookies у налаштуваннях браузера, але окремі функції Сервісу можуть працювати некоректно без необхідних технічних cookies.

14. Використання Сервісу

Сервіс JDOC призначений для використання у професійних, підприємницьких та господарських цілях. Користувач самостійно несе відповідальність за законність передачі до Сервісу інформації, що міститься у Документах, відповідно до цієї Політики.

15. Інциденти безпеки

У разі виявлення інциденту безпеки Оператор Сервісу вживатиме розумних заходів для локалізації, аналізу та усунення наслідків інциденту. Якщо інцидент може суттєво вплинути на права користувача, Оператор Сервісу може повідомити користувача доступним способом з урахуванням характеру інциденту та вимог законодавства.

16. Зміни до Політики

Оператор Сервісу має право в односторонньому порядку змінювати цю Політику шляхом публікації нової редакції на сайті JDOC або в особистому кабінеті.

Актуальна редакція Політики публікується на сайті JDOC. Продовження використання Сервісу після публікації нової редакції означає ознайомлення користувача з оновленою Політикою.

17. Контакти

З питань конфіденційності, обробки даних, видалення Результатів конвертації або реалізації прав щодо персональних даних користувач може звернутися до Сервісу JDOC через email support@jdoc.net.ua.

Реквізити відповідного Виконавця зазначаються у рахунку, платіжній формі, особистому кабінеті, акті, інвойсі або іншому документі, сформованому під час оплати чи користування Сервісом JDOC.