JDOC для BAS КУП
У роботі з первинними документами найбільше часу часто забирає звичайне перенесення даних. Відкриваємо PDF від постачальника, потім BAS КУП і по черзі переносимо номер, дату, реквізити контрагента, номенклатуру, кількість, ціни та суми.
Особливо це відчувається на документах із великою табличною частиною. Один рахунок на три позиції можна внести вручну досить швидко. Коли в документі кілька десятків рядків, робота вже зводиться до постійного перемикання між PDF і BAS та перевірки, чи не пропущена позиція або цифра.
JDOC тепер можна використовувати і в BAS КУП.
Для цього використовується звичайна обробка JDOC.epf — та сама, що використовується для 1С:Бухгалтерія 2.1 та BAS Малий бізнес.
Перевірити вже заповнений документ зазвичай значно простіше, ніж набирати його з нуля.
Що змінюється в роботі з документом
Замість ручного перенесення документа його можна передати в JDOC з обробки.
Сервіс розпізнає документ і повертає його дані: реквізити, суми та табличну частину. Після цього результат потрібно переглянути в обробці.
Для бухгалтера принцип тут простий: спочатку отримуємо заповнені за документом дані, потім перевіряємо їх, і тільки після цього продовжуємо роботу в BAS КУП.
Я б не радив сприймати розпізнавання як заміну перевірки документа. Якщо в PDF нечіткий скан, незвичайна таблиця або постачальник використовує нестандартний бланк, окремі поля варто звірити з оригіналом.
Де це найбільше допомагає
Найпомітніша різниця — у документах, де є таблична частина.
Наприклад, постачальник надіслав PDF, у якому 25 товарних позицій. При ручному введенні потрібно пройти всі 25 рядків: знайти або створити номенклатуру, перенести кількість, ціну, суму та не переплутати рядки.
JDOC спочатку розбирає таблицю документа. Бухгалтер уже працює з отриманим результатом і перевіряє його.
Так само з реквізитами контрагента: замість того щоб вручну шукати назву, код та інші дані в різних частинах PDF, вони приходять разом із результатом розпізнавання.
Як підключити JDOC до BAS КУП
Для КУП окремої обробки немає. Використовується одна JDOC.epf для 1С:Бухгалтерія 2.1, BAS КУП та BAS Малий бізнес.
Порядок першого підключення нескладний:
- Завантажити JDOC.epf.
- Відкрити її в BAS КУП як зовнішню обробку.
- Зареєструватися в JDOC, якщо облікового запису ще немає.
- У кабінеті створити API-ключ.
- Вказати цей ключ в обробці.
- Для першої перевірки взяти звичайний документ, результат якого легко звірити вручну.
- Відправити його на розпізнавання.
- Перевірити отримані реквізити та рядки документа.
Перший документ краще брати не на сто позицій і не складний скан. Звичайний рахунок або накладна дозволять швидко зрозуміти сам порядок роботи.
Що перевірити на першому документі
Я б у першу чергу дивився не на те, наскільки красиво виглядає результат, а на бухгалтерські дані:
- чи правильно визначені сторони документа;
- номер і дата;
- номенклатура;
- кількість;
- ціни;
- суми;
- ПДВ, якщо він є в документі;
- загальний підсумок.
Якщо все це збігається з PDF, можна переходити до наступних документів.
Корисні посилання
Питання та відповіді
Чи потрібно встановлювати окрему JDOC.epf для КУП?
Ні. Для 1С:Бухгалтерія 2.1, BAS КУП та BAS Малий бізнес використовується одна основна JDOC.epf. Обробка JDOC_4U.epf призначена для УТ 2.3, УТП 1.2 та УПП.
Чи можна не перевіряти розпізнаний документ?
Ні. JDOC прибирає значну частину ручного введення, але бухгалтерську перевірку результату залишати потрібно. Особливо це стосується сканів поганої якості, незвичайних бланків і документів зі складними таблицями.