Приклад розпізнавання актів виконаних робіт різних форматів
Акти виконаних робіт і наданих послуг часто виглядають по-різному: один постачальник робить акт з великою табличною частиною, інший — короткий акт на одну послугу, третій — документ з нестандартним формулюванням і реквізитами внизу сторінки.
Три різні акти — одна задача для бухгалтерії
На вхід завантажено три PDF-документи з різною структурою. Саме так виглядає реальна первинка: різні постачальники, різні форми, різні назви колонок, різне розміщення реквізитів і різні формулювання послуг.
3 рядки послуг, довгі описи, період, ПДВ і підсумки.
Послуга маркетингу, сума без ПДВ, ПДВ і реквізити сторін.
Винагорода за торговельну марку, договір, період і ПДВ 0,00.
Що витягнув JDOC
JDOC розпізнає не тільки номер і дату акта. Сервіс знаходить виконавця, замовника, договір, період, назву послуги, кількість, ціну, суму без ПДВ, ставку ПДВ, суму ПДВ, загальну суму, реквізити сторін, ЄДРПОУ, ІПН та IBAN.
Зведена таблиця після розпізнавання
Після обробки бухгалтер бачить не просто PDF, а підготовлену структуру: шапку акта, сторони, договір, табличну частину або опис послуги, суми і ПДВ.
| Документ | Тип структури | Що розпізнано | Сума |
|---|---|---|---|
| Акт №314 | Велика таблична частина | 3 рядки послуг, договір, період, ПДВ, підсумки | 38 111,00 грн |
| Акт №0041182735 | Короткий акт на одну послугу | послуга маркетингу, сума без ПДВ, ПДВ, реквізити сторін | 6 989,76 грн |
| Акт №ІЛ-0000012 | Інше формулювання послуги | винагорода за торговельну марку, договір, період, ПДВ 0,00 | 2 500,00 грн |
Фрагмент результату по рядках
У різних актах послуги можуть бути оформлені як таблична частина, як один текстовий рядок або як довге формулювання в середині документа. JDOC приводить ці дані до зрозумілої структури для перевірки.
| № | Документ | Послуга | Сума без ПДВ | ПДВ | Разом |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Акт №314 | Послуги з викладки та передпродажної підготовки товарів | 19 238,00 | 3 847,60 | 23 085,60 |
| 2 | Акт №314 | Розміщення інформаційних матеріалів і консультаційна підтримка | 10 284,17 | 2 056,83 | 12 341,00 |
| 3 | Акт №314 | Внесення продукції до внутрішніх баз продажу | 2 237,00 | 447,40 | 2 684,40 |
| 4 | Акт №0041182735 | Послуга маркетингу | 5 824,80 | 1 164,96 | 6 989,76 |
| 5 | Акт №ІЛ-0000012 | Винагорода за використання торговельної марки | 2 500,00 | 0,00 | 2 500,00 |
Чому це важливо
У реальній роботі бухгалтерії акти виконаних робіт рідко мають однаковий вигляд. Постачальники використовують різні форми, різні назви колонок, різне розміщення реквізитів, різні формулювання послуг і різні підходи до ПДВ.
JDOC допомагає автоматизувати розпізнавання актів виконаних робіт з PDF, сканів і фото: визначає тип документа, знаходить номер, дату, договір і період, витягує виконавця і замовника, читає табличну частину або текстовий опис послуги, визначає суму без ПДВ, ПДВ і суму з ПДВ.
Бухгалтер отримує підготовлений результат для перевірки, а інтеграція може використати ці дані для створення або заповнення документа в 1С/BAS, ERP, CRM чи іншій обліковій системі.
Як це виглядає в роботі
Бухгалтер або інтеграція завантажує один або кілька PDF-актів у JDOC.
Сервіс визначає акти виконаних робіт, витягує реквізити, сторони, договір, послуги, суми та ПДВ.
Бухгалтер перевіряє результат, а інтеграція передає дані в BAS / 1С, ERP, CRM або API.
Для кого цей кейс
Сценарій корисний для бухгалтерій, які щодня отримують акти від постачальників; компаній, що працюють з послугами, маркетингом, ліцензіями і сервісним обслуговуванням; бухгалтерського аутсорсингу; інтеграторів 1С/BAS; бізнесів, які приймають PDF-документи через email, CRM, ERP або внутрішній портал.
Питання та відповіді
Чи може JDOC розпізнавати акти різних форматів?
Так. JDOC може обробляти акти з табличною частиною, короткі акти на одну послугу, акти з реквізитами внизу документа, акти з довгими описами послуг і різним розміщенням сум.
Які дані JDOC витягує з акта виконаних робіт?
Номер, дату, договір, період, виконавця, замовника, ЄДРПОУ, ІПН, IBAN, назви робіт або послуг, кількість, ціну, суму без ПДВ, ПДВ, суму з ПДВ і підсумки.
Чи створює JDOC документ в 1С/BAS автоматично?
JDOC готує структурований результат. Створення або заповнення документа в 1С/BAS виконується через інтеграцію, API або зовнішню обробку. Бухгалтер перевіряє результат перед використанням.
Чи підходить це для бухгалтерського аутсорсингу?
Так. Для бухгалтерського аутсорсингу це особливо корисно, тому що клієнти надсилають акти в різних форматах. JDOC допомагає швидше підготувати дані для перевірки і зменшити ручне введення.
Спробуйте JDOC на своїх актах
Завантажте акт виконаних робіт, рахунок, накладну, банківську виписку або інший PDF-документ і перевірте, як JDOC готує структуровані дані для бухгалтерії, 1С/BAS, ERP, CRM або API.