Інтелектуальний ШІ-пошук товарів у 1С/BAF — друга ключова технологія JDOC після розпізнавання документів
Команда JDOC успішно вирішила одну з найскладніших задач автоматизації бухгалтерського обліку — інтелектуальне зіставлення товарів із первинних документів із номенклатурою облікової системи 1С/BAF.
Нова технологія дозволяє знаходити відповідні товари навіть тоді, коли їхні назви суттєво відрізняються, містять скорочення або написані різними мовами — українською, російською, англійською та іншими.
При цьому не потрібно копіювати всю базу товарів підприємства на сайт JDOC. Номенклатура залишається в обліковій системі користувача.
Інтелектуальний ШІ-пошук уже реалізований та працює в обробках JDOC для 1С/BAF.
Ми вважаємо цю розробку другою за значенням технологією JDOC після автоматичного розпізнавання первинних документів.
Чому розпізнавання документів — лише половина автоматизації
Сучасні технології штучного інтелекту дозволяють автоматично отримувати інформацію з рахунків, видаткових накладних, актів та інших первинних документів.
JDOC розпізнає PDF, Excel, Word, скановані документи та фотографії, перетворюючи їх на структуровані дані для подальшої роботи в облікових системах.
Однак навіть правильно розпізнаний документ ще не означає завершення автоматизації.
Після отримання товарних позицій виникає наступне складне завдання: визначити, якому саме товару в довіднику номенклатури 1С/BAF відповідає кожен рядок документа постачальника.
Це особливо актуально для підприємств із великими товарними базами.
Один і той самий товар може мати різні найменування залежно від постачальника, виробника, країни походження або прийнятих на підприємстві правил обліку.
Наприклад:
- Постачальник використовує повну комерційну назву, а в обліковій системі — скорочену.
- У накладній найменування наведено російською, а в базі — українською.
- Іноземний постачальник зазначає товар англійською, польською або чеською мовою.
- Відрізняються назви моделей, порядок слів, характеристики або позначення одиниць виміру.
Звичайний пошук за назвою не завжди дозволяє визначити правильну відповідність.
У результаті бухгалтеру доводиться вручну переглядати довідник, шукати товари та перевіряти, чи не створюється нова позиція замість уже наявної.
Коли в накладній десятки або сотні рядків, така робота може займати значний час.
Саме цю проблему JDOC вдалося вирішити завдяки інтелектуальному пошуку номенклатури за допомогою штучного інтелекту.
ШІ знаходить товари, навіть якщо їхні назви різними мовами
Одна з найважливіших можливостей нової технології — пошук відповідних товарів незалежно від точного написання найменування.
Наприклад, постачальник надсилає документ російською мовою.
У документі постачальника:
«Смеситель кухонный однорычажный 4045»
У базі 1С/BAF:
«Змішувач для кухонної мийки з одним важелем 4045»
Або інший приклад.
У документі постачальника:
«Насос циркуляционный для системы отопления 25-60»
У базі 1С/BAF:
«Помпа для примусової циркуляції теплоносія 25-60»
Незважаючи на відмінності в найменуваннях, інтелектуальний пошук JDOC може запропонувати відповідні позиції з наявної номенклатури.
Технологія також допомагає працювати з товарами, назви яких наведені різними іноземними мовами.
Наприклад:
У документі:
«Акумуляторна батарея високовольтна 33124 R1»
У базі:
«High Voltage Battery R1»
Для компаній, які працюють з імпортом, міжнародними постачальниками або використовують багатомовні довідники, така можливість особливо важлива.
Тепер для пошуку відповідного товару не обов'язково, щоб його найменування в накладній та обліковій системі збігалися дослівно.
При цьому користувач завжди може перевірити запропоновану відповідність перед створенням документа.
База товарів залишається у вашій 1С/BAF
Окремим важливим завданням під час розробки було забезпечити роботу інтелектуального пошуку без необхідності переносити весь довідник номенклатури підприємства на сайт JDOC.
Нам вдалося реалізувати цю можливість.
Для використання нової технології не потрібно:
- Копіювати весь довідник товарів на сайт JDOC.
- Створювати в особистому кабінеті окрему копію номенклатури.
- Переносити повну товарну базу із 1С/BAF до хмарного каталогу.
- Підтримувати окрему копію всіх товарів на зовнішньому сервісі.
Номенклатура залишається в обліковій системі підприємства, а JDOC допомагає знаходити відповідні товари без необхідності копіювання всього довідника.
Це дозволяє використовувати інтелектуальний пошук і на підприємствах із великим асортиментом, де номенклатура постійно поповнюється та змінюється.
Як виглядає інтелектуальний пошук у JDOC
Нова технологія інтегрована в процес роботи з первинними документами.
Після розпізнавання JDOC допомагає знайти відповідні товари у 1С/BAF та пропонує результати для перевірки.
Для цього передбачений окремий інтерфейс «Інтелектуальне зіставлення».
Реальний приклад роботи технології
На зображенні показаний реальний інтерфейс JDOC під час роботи з товарними позиціями.
Зокрема, для сонячної панелі AIKO система запропонувала відповідну номенклатуру з оцінкою 95%.
Користувач бачить товар із розпізнаного документа, запропоновану номенклатуру та альтернативні варіанти.
Завдяки цьому можна перевірити правильність вибору, порівняти товари та підтвердити потрібну позицію.
У процесі роботи доступні такі можливості:
- Перегляд підібраної номенклатури для кожного рядка документа.
- Відображення оцінки відповідності запропонованих товарів.
- Перегляд до 10 альтернативних кандидатів.
- Ручний вибір іншого товару.
- Повторний ШІ-пошук для окремих вибраних позицій.
- Можливість створити новий товар, якщо потрібної номенклатури немає.
Усі рішення користувач приймає перед завершенням створення документа.
Це дозволяє поєднати автоматизований пошук із необхідним контролем правильності облікових даних.
Від розпізнавання накладної до створення документа
Інтелектуальний пошук номенклатури доповнює вже наявні можливості JDOC щодо автоматичного розпізнавання та створення документів.
Тепер робочий процес може охоплювати всі основні етапи обробки товарної первинки.
1. Розпізнавання первинного документа
JDOC отримує дані з PDF, Excel, Word, сканів та фотографій, визначаючи необхідні реквізити й товарні позиції.
2. Інтелектуальне зіставлення номенклатури
JDOC допомагає знайти у 1С/BAF відповідні товари, навіть якщо їхні назви відрізняються від зазначених у документах постачальника.
3. Перевірка результатів
Користувач переглядає запропоновані відповідності та за потреби коригує вибір.
4. Створення документа в обліковій системі
Після підтвердження JDOC продовжує створення документа в 1С/BAF відповідно до налаштувань і можливостей використовуваної обробки.
Таким чином, розпізнавання та інтелектуальне зіставлення працюють як частини єдиного процесу автоматизації первинної документації.
Технологія інтелектуального пошуку вже доступна користувачам JDOC
Інтелектуальний ШІ-пошук — це не концепція майбутнього і не експериментальна ідея.
Технологія вже реалізована та працює в обробках JDOC для 1С/BAF.
Користувачі можуть використовувати її у своєму робочому процесі для пошуку та зіставлення товарів під час створення документів.
Інтелектуальний пошук вмикається в налаштуваннях JDOC. За потреби його можна вимкнути та продовжити роботу у звичайному режимі.
Нова можливість доповнює наявну функціональність JDOC і не потребує створення окремої товарної бази на сайті.
Чому інтелектуальний пошук — друга ключова технологія JDOC
Розпізнавання первинних документів стало основою JDOC.
Саме воно дозволило автоматизувати отримання даних із документів різних форматів і значно скоротити обсяг ручного введення інформації.
Однак для повноцінної автоматизації бухгалтерського обліку цього недостатньо.
Потрібно не лише правильно прочитати документ, а й правильно пов'язати отримані дані з об'єктами облікової системи.
Одним із найскладніших таких завдань завжди залишалося зіставлення номенклатури.
Особливо коли підприємство працює з багатьма постачальниками, великими товарними каталогами та документами різними мовами.
Ми успішно вирішили це завдання і вважаємо інтелектуальний пошук товарів другим за значенням технологічним досягненням JDOC після розпізнавання документів.
Тепер обидві технології доповнюють одна одну:
Розпізнавання документів → інтелектуальне зіставлення товарів → перевірка → створення документа в 1С/BAF.
Це важливий етап розвитку JDOC як комплексної платформи автоматизації роботи з первинними документами.
Поширені запитання про інтелектуальний пошук номенклатури
Чи знайде JDOC товар, якщо в накладній назва російською, а в базі українською?
Так, інтелектуальний пошук підтримує зіставлення найменувань різними мовами. Користувач може переглянути запропоновані відповідності та підтвердити правильний товар.
Чи підтримується пошук товарів з англомовними назвами?
Так. Технологія може допомагати зіставляти товари, назви яких записані англійською, українською, російською та іншими мовами.
Чи потрібно завантажувати всю номенклатуру на сайт JDOC?
Ні. Для роботи технології не потрібно копіювати весь довідник товарів на сайт. Номенклатура залишається у 1С/BAF користувача.
Що робити, якщо JDOC запропонував не той товар?
Можна вибрати інший варіант зі списку кандидатів або повторити інтелектуальний пошук для потрібної позиції.
Чи можна створити новий товар, якщо його немає в базі?
Так, JDOC дозволяє вибрати створення нової номенклатури, якщо відповідний товар відсутній і створення дозволено налаштуваннями.
Чи доступна ця технологія вже зараз?
Так. Інтелектуальний пошук номенклатури вже працює в обробках JDOC для 1С/BAF.
JDOC продовжує розвивати автоматизацію бухгалтерії
Розпізнавання документів і інтелектуальний пошук товарів вирішують два взаємопов'язані завдання: отримання інформації з первинних документів та її правильне використання в обліковій системі.
Нова технологія допомагає скоротити час на пошук номенклатури, спростити обробку документів від різних постачальників і зменшити ризик створення дублікатів товарів.
JDOC продовжує розвивати можливості автоматизації первинного документообігу, щоб якомога більше операцій виконувалося без необхідності ручного перенесення та пошуку даних.